Het waarom van frauderen

Het idee om te gaan frauderen ontwikkelt zich. Zodra sprake is van gelegenheid, druk en rationalisatie wordt het moment rijp om te gaan frauderen. Dit kan middels het volgende venndiagram weergegeven worden:



Daar waar in het venndiagram de cirkels samenkomen, daar wordt een potentiële fraudeur 'geboren'. Een nadere toelichting op de factoren is vereist:
- De factor gelegenheid zorgt ervoor dat er gefraudeerd kan worden. Gelegenheid is er bijvoorbeeld als de werkgever de sleutel   van de kluis in een open lade bewaart, of als de werknemer onbeperkt toegang tot de bankrekeningen heeft en daardoor in   staat is geld over te boeken naar de eigen bankrekening.
- De factor rationalisatie zorgt ervoor dat het geweten van de persoon uitgeschakeld wordt, tenminste dat het verrichten van   niet-integere handelingen gerationaliseerd wordt (gerechtvaardigd). Een ieder weet dat het toe-eigenen van geld van anderen   niet hoort. Deze barrière zorgt ervoor dat relatief weinig fraude wordt gepleegd. Immers veel werknemers kennen de zwakke   plekken in de organisatie, maar gebruiken deze kennis doorgaans niet ten eigen bate. Hun moreel-ethisch besef houdt hen   tegen.
- De factor druk zorgt voor de noodzaak voor het plegen van fraude. De prikkels die leiden tot het ervaren van druk kunnen   persoonlijk of zakelijk van aard zijn. Bij persoonlijke prikkels kan gedacht worden aan geldproblemen door verslaving (gokken,   drugs), problemen in de relationele sfeer (echtscheiding), financiële problemen bij de partner (slecht lopend bedrijf), maar ook   een bovenmatig uitgavenpatroon. Zakelijke prikkels zijn de targets die de werknemer niet gehaald heeft waardoor hij een bonus   of promotie misloopt, of een te lage beurskoers waardoor toegekende opties waardeloos zijn geworden. Deze financiële   prikkels kunnen de werknemer motiveren om fraude te plegen, bijvoorbeeld door het ‘oppompen’ van resultaten. Hoe groot de   gevolgen hiervan kunnen zijn maken fraudezaken als Enron en Ahold wel duidelijk.

De factoren zijn als gelijkwaardige cirkels weergegeven. Dit betekent niet dat elke factor in gelijke mate aanwezig is. Ieder persoon heeft hier een eigen invulling bij, de een heeft een sterk, de ander een beperkt geweten. Zo kan ook de een veel financiële problemen hebben en de ander weinig. Met andere woorden, elk individu zal een grootte van cirkels hebben die past bij zijn eigen situatie, zodat deze groter of kleiner kunnen zijn al naar gelang de situatie van die persoon op dat betreffende moment.
Daar waar twee cirkels elkaar snijden ontstaan grijze gebieden. Hier is nog geen sprake van fraude, maar de kans dat de werknemer in de verleiding komt om te frauderen neemt toe. Hij kan dan wel erg snel kan besluiten dat de derde factor is vervuld, waardoor hij in het risicogebied om te frauderen belandt. Dit komt omdat zowel de factor druk als rationalisatie zich met name in het hoofd van de potentiële fraudeur afspelen. Zodra er gelegenheid is (zoals een open kluis met veel contant geld), dan is het louter het innerlijke proces dat besluit of er wel of niet gefraudeerd wordt. Als de druk er dan ook is, dan kan de druk te groot worden. De werknemer moet dan een sterk geweten hebben om niet het frauderen te gaan rationaliseren. Heeft de werkgever hem voor een promotie overgeslagen, dan kan uit wrok de fraude al snel voor hemzelf gerechtvaardigd zijn.
De knop in het hoofd van de werknemer kan ook omgezet worden als er gelegenheid en rationalisatie is, alleen nog geen druk. De werknemer hoeft dan alleen op zoek naar een reden, meestal van financiële aard. Komen de dure feestdagen er weer aan, moet de belasting weer be­taald worden, wilde de werknemer nu een keer ver weg met vakantie? Als twee van de drie factoren aanwezig zijn, dat kan de potentiële fraudeur druk voelen om de derde factor te vervullen.
De drie-eenheid van fraude verklaart waarom het die collega’s zijn die frauderen waar niemand het van had verwacht: de boekhouder die al twintig jaar werkt bij de bank en dan ineens fictieve cliënten gaat opvoeren om zo via fictieve leningen geld van de bank te kunnen ontvreemden. De onderzoeker hoort dan vaak verbaasde reacties van collega-werknemers en managers dat de werknemer juist zo betrouwbaar was, hart voor de zaak had en altijd hard werkte. Dat klopte tot het moment voor de fraude ook. In al die jaren was nog geen sprake van vervulling van alledrie de voorwaarden. Bij het plegen van de fraude was daarvan wel sprake. Een dergelijk plotselinge omschakeling wordt meestal door de factor druk of rationalisatie ver­oorzaakt. Gelegenheid is vaak al bekend bij de werknemer. Rationalisatie en druk zijn dan de nog de knoppen in het hoofd die om moeten.

Zolang de potentiële fraudeur zich niet bewust is van alle drie de factoren, zal er geen sprake zijn van fraude. Dat betekent overigens nog niet dat bij het aanwezig zijn van de drie voorwaarden er dan ook gefraudeerd wordt. Daarvoor is meer nodig, namelijk het opmaken van een risicoanalyse door de potentiële fraudeur.

Risico-analyse: kans om gepakt te worden x het gevolg < voordeel van misdaad

Verdachten die in emotie handelen, denken niet altijd goed na en zijn zich niet altijd bewust van de gevolgen of nemen die op de koop toe. De ratio is bij emotiedelicten veelal zoek. Niet bij fraudedelicten. Daar wordt nagedacht over de mogelijkheid om te frauderen en de gevolgen die dat kan hebben.
Menig fraudeur maakt (onbewust) gebruik van de in de rechtseconomie ontwikkelde risicoanalyse. Dat betekent dat de fraudeur een afweging maakt van de kans dat hij opgepakt wordt en welke gevolgen dat heeft versus het voordeel dat hij denkt te behalen door de fraude te plegen (kans x gevolg < voordeel).

De kans om veroordeeld te worden is laag. Zoals beschreven gaat het bij oplichting om een pakkans van ruim twintig procent. Deze pakkans houdt echter niet in dat je ook onherroepelijk veroordeeld wordt tot een gevangenisstraf. De strafprocedure duurt lang. Het start met het door de politie insturen van het strafdossier naar het Openbaar Ministerie. Daar wordt beoordeeld of er voldoende bewijs is. Dit kan leiden tot vervolging of seponering. Bij vervolging dient de rechter te oordelen over de zaak. Dat kan leiden tot veroordeling, vrijspraak, niet-ontvankelijkheid Openbaar Ministerie, of ontslag van alle rechtsvervolging van de verdachte. In geval van veroordeling kan verdachte in hoger beroep. Daar kunnen dezelfde oordelen worden geveld als in eerste aanleg. Tegen dat besluit kan cassatie bij de Hoge Raad ingesteld worden.
Als er een veroordeling volgt, dan kan dat leiden tot het niet-opleggen van een straf (artikel 9a Sr), een geldboete, een taakstraf of een gevangenisstraf, al dan niet in voorwaardelijke vorm. Uit de praktijk blijkt dat fraudebedragen fors moeten zijn voordat onvoorwaardelijke gevangenisstraffen worden opgelegd.

Dit betekent dat de pakkans laag is en de kans op een onvoorwaardelijke gevangenisstraf nog lager. Maar de fraudeur wordt natuurlijk niet alleen geconfronteerd met de dreiging van vrijheidsberoving. Er staat meer voor hem op het spel. Behalve een strafproces kan het bij fraude ook gaan om een bestuursrechtelijke terugvordering of boete (bijvoorbeeld bij uitkerings- of belastingfraude) of een civielrechtelijke terugvordering en schadevergoeding. Daarnaast bestaat het risico van het ontnemen van wederrechtelijk verkregen voordeel, ontslag, negatieve publiciteit, aantasting imago (familie, buurt, collega’s). Dit speelt allemaal bij de afweging om wel of niet te frauderen. Maar de angst voor vrijheidsstraffen is wel een van zwaarste drempels die de potentiële fraudeur moet nemen.

De potentiële fraudeur zal frauderen als in zijn beleving de gevolgen van gepakt worden kleiner zijn dan het voordeel dat hij door de fraude hoopt te krijgen. Het maakt hierbij wel uit of het gaat om een amateur of een professional.
De amateur is een gelegenheidsfraudeur: hij ziet een kans, een zwakke plek in de organisatie en buit deze uit. Vaak ontstaat de kans door een foutje dat niet is gezien (en hersteld) door de organisatie. De fraudeur buit dat uit en bouwt de fraude op. Laksheid en hebzucht nemen in de loop van de tijd toe, zodat de kans op ontdekking steeds groter wordt. Er ontstaat een groot liquiditeitsverlies bij het bedrijf (er is gewoonweg te veel geld ontvreemd), waardoor ontdekking een kwestie van tijd is.
De professional creëert zijn eigen gelegenheid door de systemen van de organisatie te manipuleren. Deze zal een grote klap maken en direct weer vertrekken. Hij zal zijn sporen gewist hebben, een katvanger hebben opgeofferd, dan wel plannen hebben opgemaakt voor vertrek naar het buitenland.

Voorkomen van fraude

Schade
Als het waarom bekend is, dan kunnen ook maatregelen getroffen worden ter beperking van fraude. Waarom? Omdat fraude veel kost. De meest duidelijke schade voor de organisatie in geval van fraude is wat de fraudeur ontvreemdt: de waarde van de goederen of het geld. Maar er is meer schade.
Als eerste kan gewezen worden op de schade die veroorzaakt is door het ontvreemden van het goed of de goederen. De kosten van een gebroken raam, slot, deur, het kapotmaken van het alarmsysteem, maar ook de kosten van het herprogrammeren van het computersysteem.
Als tweede kan gedacht worden aan de uren die door de werknemers in de organisatie besteed moeten worden aan de fraude, zoals het herstellen van de schade, voor zover mogelijk, het overleg over de fraude, wat er aan te doen en dergelijke. Gezien het belang betreft dit niet alleen urenverlies van de collega’s van de fraudeur (in geval van interne fraude), maar ook die van de directie, hoofd personeelszaken en hoofd juridische zaken.
Als derde kan gedacht worden aan de deskundigen die ingehuurd worden. Dit kan een advocaat zijn, maar ook een particulier onderzoeker of een forensisch accountant.
Als vierde kan gedacht worden aan de kosten voor ontslag en aantrekken van een nieuwe werknemer in geval van interne fraude. Dit betekent juridische kosten (advocaat, griffie), maar ook personeelskosten zoals het plaatsen van advertenties, het testen van de sollicitanten en het productieverlies van het inwerken van de nieuwe werknemer.
Als vijfde kan gedacht worden aan de kosten voor het updaten van het beveiligingsbeleid van de organisatie naar aanleiding van de fraude. Niet alleen moet voorkomen worden dat de fraude opnieuw kan plaatsvinden, ook moet de organisatie gescreend worden op andere zwakheden, om te voorkomen dat andere potentiële fraudeurs ‘bloed ruiken’.
Als zesde kan gedacht worden aan reputatieschade, wat mogelijk kan leiden tot verlies van klan­ten. Immers als de klanten erachter komen dat de organisatie kwetsbaar is voor fraude, hoe veilig is het dan om zaken met hun te doen?
Als zevende kan gedacht worden aan de kosten van stijging van de verzekeringspremie. Als de verzekeraar heeft moeten uitkeren zal deze nagaan of de verzekerde voldoende maatregelen tegen fraude heeft genomen en zonodig aanvullende maatregelen eisen. Sowieso kan door de uitkering de verzekeringspremie stijgen.

De organisatie kan slechts een klein deel van de kosten op de fraudeur verhalen, zoals de waarde van hetgeen ontvreemd is, de direct daardoor ontstane schade en mogelijk de onderzoekskosten die daarop volgen. Het is aan de rechter om te bepalen in hoe­verre toerekening redelijk is.
Hoewel de benadeelde organisatie de schadevordering (in theorie) kan voegen in een strafproces, zal de strafrechter in de praktijk de schadevor­dering niet zelden afwijzen als zijnde te complex en verwijzen naar de civiele rechter voor afhandeling. De benadeelde organisatie moet dan zelf naar de civiele rechter om de schade te verhalen op de fraudeur.
De vraag in de praktijk is of de fraudeur over voldoende vermogen beschikt om de schade te kunnen betalen. Hij fraudeerde immers niet omdat hij veel geld heeft: geldnood is niet zelden de reden om te gaan frauderen.

Preventieve maatregelen

Wil de organisatie een potentiële fraudeur niet laten verworden tot een voltooide fraudeur, dan dienen maatregelen genomen te worden die de facturen van fraude beïnvloeden. Hoe die maatregelen opgesteld kunnen worden komt verder in dit boek aan de orde, hier wordt volstaan met een opsomming per fraudefactor.

Factor gelegenheid

Van de drie factoren die nodig zijn om tot fraude te komen is gelegenheid de factor waar de organisatie het meeste invloed op kan uitoefenen. Het is voor een organisatie relatief eenvoudig, zij het soms duur, om maatregelen te treffen die de gelegenheid beperken of zelfs uitsluiten. Hierbij moet niet alleen naar de kosten van de maatregel gekeken worden, maar ook naar de haalbaarheid. Zo is de beste manier om te voorkomen dat geld gestolen wordt het op te bergen in een zware kluis. Echter het doel van geld is nu juist dat er betalingen mee verricht kunnen worden. Dit betekent dat niet voor absolute beveiliging (voor zover dat al mogelijk zou zijn) gekozen kan worden, maar voor een haalbare beveiliging, waarbij het gebruik in de praktijk moet worden afgewogen tegen het risico op misbruik.

Bij te treffen maatregelen kan gedacht worden aan:
● Het beveiligen van het geld (kluizen, kasregistratie).
● Het beveiligen van de goederen (registratie, camera’s).
● De beveiliging van het computernetwerk (wachtwoorden, encryptie, fire­wall, virusscanners).
● De beveiliging van de gebouwen (toegangscontrole, hang- en sluitwerk, camera's, kluizen).
● Functieroulatie om belangenverstrengeling te voorkomen.
● Functiescheiding om tegengestelde belangen bij functionarissen te creëren.
● Informatiebeveiliging.
● De registratie van de locatie van waardevolle objecten (tracking).
● Het screenen van nieuw en huidig personeel.
● Het tegengaan van solistische (en dus ongecontroleerde) functieuitoef­ening door werknemers.
● Verantwoording van de gewerkte uren.
● Het verzekeren van waardevolle objecten.
● Vier ogentoezicht bij het tellen van geld of voorraad.

Het invoeren van de maatregelen betekent niet dat fraude niet meer kan voorkomen: de fraudeur kent de organisatie door en door en kan door de jarenlange ervaring gaten in de maatregelen ontdekken. De organisatie mag dan ook niet te veel vertrouwen op getroffen maatregelen en dient zich te richten op het beperken van de factoren druk en rationalisatie.
Echter druk en rationalisatie kunnen, voor zover deze al te beïnvloeden zijn, alleen gericht zijn op de werknemer. De fraudeur kan ook een buitenstaander zijn. Het is dan ook van belang dat er wel degelijk veel aandacht wordt besteed aan het treffen van maat­regelen, omdat deze per­sonen via de andere factoren niet of moeilijk zijn te beïnvloeden.

Factor rationalisatie
De factor rationalisatie heeft betrekking op de persoon. Het is de natuurlijke weerstand die een persoon heeft om niet te frauderen of om niet-integere handelingen te verrichten. Deze factor kan in beperkte mate beïnvloed worden zodat gepoogd kan worden om de interne fraude te beperken.
De uitgewerkte maatregelen gelden alleen voor werknemers. Externe fraudeurs worden hier niet mee bereikt. Beïnvloeding van derden kan wel, maar is kostbaar en het effect is beperkt. Denk bijvoorbeeld aan ideële reclame, zoals de advertenties van de Bond tegen Vloeken die via ludieke reclameacties mensen probeert te overtuigen dat het niet juist is om de naam van God te misbruiken. Op het gebied van fraudebestrijding zenden platen­maat­schappijen spotjes uit waarin wordt getoond dat het downloaden van muziek of films hetzelfde is als het stelen van producten uit de winkel. In beide gevallen proberen derden een persoon te beïnvloeden en aan te geven wat goed en slecht is. Ze proberen op te voeden. De opvoeding is ook de plek waar het geweten, de normen en waarden, gevormd worden. Dit volgt uit het handelen van de ouders (voorbeeldgedrag), het handelen van de groep waarin de persoon optreedt (peer pressure) en het handelen van de persoon zelf (het geweten).
Gelet op voorgaande zal het beïnvloeden van onbekenden geen optie zijn voor de meeste organisaties die zich tegen fraude willen verweren. De organisaties zullen zich dan ook met name richten op de eigen werknemers, om zo de interne fraude pogen te voorkomen, dan wel te ver­minderen.

Bij te treffen maatregelen kan gedacht worden aan:
● Het afleggen van de eed of belofte (overheid).
● Het gebruikmaken van heldere declaratieprocedures.
● Het tonen van duidelijkheid, openheid en consistentie in gedrag.
● Heldere functiebeschrijvingen waaruit blijkt wat van werknemers wordt verwacht.
● Het geven van dilemmatrainingen.
● Het houden van functioneringsgesprekken.
● Het gebruikmaken van offerteprocedures en aanbestedingsbeleid.
● Het opstellen en invoeren van gedragscodes.
● Het opstellen en invoeren van protocollen (kas, inventarisatie).
● Het tonen van voorbeeldgedrag door de leiding (tone at the top).

Via procedures, codes, richtlijnen, trainingen en gesprekken wordt de werk­nemer duidelijk gemaakt wat wel en niet kan. Er wordt een verwachtings­patroon geschapen. Hierdoor wordt het de werknemer duidelijk of zijn moraal overeenstemt met die van de organisatie en of zijn handelen acceptabel is. Kennis hiervan zorgt ervoor dat, als de werknemer voor de keuze komt om te frauderen, hij weet hoe er binnen de organisatie over gedacht wordt en dat zij dit handelen als fout aanmerkt. Het is dan ook aan de werknemer om weerstand te bieden tegen de verleiding.
Overigens kan niet genoeg benadrukt worden dat de rol van het management van grote invloed is. Als de directeur zich niet houdt aan de gedragscode, dan zal de werknemer zich er ook niet veel gelegen aan laten. Hierbij moet rekening gehouden worden dat dergelijk gedrag van de leiding populaire koffiepraat is en snel de organisatie zal doorgaan. Denk aan maar de term Maseratiman, de frauderende ex-bestuurder een de Amsterdamse woningcorporatie.

Zo was er een leidinggevende die op een door de organisatie verstrekte laptop in zijn privéomgeving, maar op de zakelijke computer en dus via het zakelijke netwerk, pornosites bezocht, hetgeen volgens de gedragscode niet was toegestaan. Op enig moment liep de laptop vast en schakelde de leidinggevende de it-afdeling van de organisatie in. Deze stelden al snel vast dat er sprake was van een virus, opgelopen door het surfen naar pornosites. Enige dagen later was het een publiek geheim in de organisatie wat de leidinggevende had gedaan. De geloofwaardigheid van de leidinggevende is dan verdwenen door het negatieve voorbeeldgedrag.

Factor druk
De factor druk is het moeilijkst te bestrijden, omdat dit veelal in de privésfeer plaatsvindt. Het ervaren van druk om te frauderen kan zijn ingegeven door geldproblemen veroorzaakt door een verslaving, een echtscheiding, maar ook een te hoog uitgavenpatroon. Deze factor kan door goed personeelsbeleid onderkend worden en zo mogelijk ondervangen worden. Zo kan een collega die verslaafd is opgevangen worden en via de bedrijfsarts in een opvang­traject geplaatst worden voordat de verslaving uit de hand loopt en de gevolgen op de werkvloer merkbaar worden. Het voordeel hierbij is niet alleen dat de kans op fraude verkleind wordt, maar ook dat de werknemer door de werkgever opgevangen wordt in moeilijke tijden, hetgeen de betrokkenheid van veel meer werknemers zal vergroten. De werkgever gaat voor hen net een stapje verder. Hiertegenover staat wel dat de werkgever zich actief gaat bemoeien met iets wat de meesten beschouwen als privé, zodat de grens tussen privé en zakelijk overschreden wordt. De vraag is of men dit wel wil en of dit wel kan. Voorzichtigheid is hierbij dan ook troef, waarbij de bedrijfsarts of vertrouwenspersoon een belangrijke rol kan vervullen.
In plaats van een persoonlijke benadering kan de organisatie ook kiezen voor een zakelijke benadering. De prikkel om te frauderen is bijna altijd financieel ingegeven. Het verstrekken van een substantiële loonsverhoging aan degene die geldelijke problemen heeft kan de druk om te frauderen wegnemen. Dergelijk beleid levert echter tal van nieuwe problemen op. Het is niet altijd duidelijk wie dermate lijdt onder financiële problemen dat deze fraude overweegt. Het aan een ieder met geldproblemen verstrekken van salarisver­hoging is geen optie. Zelfs al zou de mogelijke fraudeur onderkend kunnen worden en zou de loonsverhoging economisch bezien goedkoper zijn dan de schade van de fraude (waaronder ook het ontslagtraject), dan nog is loons­verhoging voor iemand die zou kunnen frauderen niet te rechtvaardigen. Dergelijke acties hebben bij de overige medewerkers tot gevolg dat de loyaliteit afneemt, zodat het gevaar bestaat dat de factor rationalisatie sneller bij hun vervuld zal zijn. Immers zij zien dat hard werken niet leidt tot salarisverhoging, maar het willen plegen van criminele activiteiten daar wel toe leidt. Deze onrechtvaardige (maar vanuit rechtseconomie begrijpelijke) behandeling zal een scala aan nieuwe potentiële fraudeurs kunnen opleveren.

Vormen van druk waar de organisatie zelf verantwoordelijk voor is:
● Het koppelen van bonussen aan hoge targets.
● Promotie koppelen aan omzetstijging.
● Het uitbetalen van loon in een vast en een variabel deel.
● Het verstrekken van opties, zodat de hoogte van het salaris afhankelijk is van de koersontwikkeling.

Risico-analyse
De organisatie kan via risico-analyse bepalen of het treffen van maatregelen haalbaar is. De risico-analyse omvat de volgende afweging: kosten van de maatregelen x de kans op fraude is kleiner dan de kosten van schade door de fraude.
Om deze analyse mogelijk te maken moet de organisatie de volgende fasen doorlopen:
Het in kaart brengen van objecten/activiteiten die risico lopen.
Het toekennen van een waarde aan het object/activiteit.
Het identificeren van kwetsbaarheden of potentiële bedreigingen aan het object/activiteit.

Als vervolgens de risico’s geïdentificeerd zijn, dan zijn de volgende oplos­singen mogelijk:
● Risicovermijding, door het proces of de activiteit niet uit te voeren (geen contant geld bewaren in de organisatie).
● Risicobeperking, door het treffen van maatregelen die de schade moeten beperken (zoals het plaatsen van een sprinklerinstallatie tegen het risico van brand).
● Risico-acceptatie, dit vindt plaats als de kosten van het treffen van maatregelen groter is dan de kosten van het risico.
● Risico-overdracht, het risico verplaatsen naar een ander, bijvoorbeeld door zich te verzekeren voor de gevolgen van fraude.

Het proces van risico-analyse dient gestructureerd plaats te vinden op basis van risicomanagement. Dat kan betekenen het (tijdelijk) aantrekken van een risicomanager die de risico’s en de daarvoor te nemen maatregelen in kaart brengt en vastlegt. In een risicoplan wordt voor elk risico bepaald welke oplossing de beste is voor de organisatie.
Zowel de risico-analyse als het risicoplan wordt periodiek bijgewerkt. Dit is niet alleen noodzakelijk om vast te stellen of de maatregelen die voorheen gekozen waren nog steeds effectief zijn, maar ook om vast te stellen of de risico’s niet zijn veranderd. Zo kunnen er nieuwe beveiligingsmogelijkheden zijn (nieuwe maatregelen), maar kunnen er ook nieuwe technieken zijn om processen te manipuleren (nieuwe risico’s). Vooral met betrekking tot de informatietechnologie geldt dat de ontwikkeling een continu proces is.